Vanematele, ajajuhidt on alati keeruline. Kuid nüüd, keset COVID-i pandeemiat, on see veelgi keerulisem. Kui pandeemia algas, ja paljud vanemad olid kõik imetud a kodus töötama- lastega keeris, kus töö- ja pereelu on visatud kosmilisse segistisse, mis on seatud "Eff Up". Kõik piirid, mille olime nende kahe vahel loonud, hävitati. Nüüdseks on see väide tolmu kogunud. Kuid see on siiski tõsi – ja me kõik otsime viise, kuidas end organiseerida, et saavutada kõik, mis tuleb ära teha.
Ajahaldustehnika, mis on vanematele eriti kasulik, on ajakasutus. Timeboxing on kalendripõhine praktika, mis seab teie päevale (teie ajale) uuesti piirid etteantud ajaplokkidega (kastid). Sa lihtsalt pühendad teatud ajakasti teatud ülesandele. Mõju on produktiivsus töötamise ja lapsevanemana ning puhkamise ajal, kui te seda ei tee. Kõlab lihtsalt? Hea - sest nii on. Kuid see ei muuda seda vähem kasulikuks. Siin on põhjus, miks vanemad peaksid õppima, kuidas ajakast võtta.
Niisiis, mis on Timeboxing?
Timeboxing on ajahaldustehnika, mis hõlmab kindlate ajaühikute määramist tegevusele või ülesandele eelnevalt ja seejärel selle tegevuse või ülesande täitmist määratud aja jooksul. Igale ülesandele, olenemata sellest, kui suur või väike on, antakse konkreetne ajakast, mis toimib tähtajana. See on teie aeg selle tegemiseks. See on nii organiseerimispõhimõte kui ka ajajuhtimise tehnika, mis paneb sind täpselt teadvustama, mida sa tegema pead ja kui palju aega peaksid sellele pühendama. Praktikas ülesannete määramine, mis asendab ülesannete nimekirja kalendriga: kui teil on uus tegevus, mida peate tegema, pühendate oma ajakavas konkreetne aeg sellega tegelemiseks (st kalendrisse lisamiseks) ja seejärel pühenduge seda tegema selles "ajakastis".
Miks Timeboxing töötab?
"Timeboxing töötab, sest see rikub Parkinsoni seadust," ütleb tootlikkuse ekspert Paul Rulkens, Agrippa Consulting Internationali president, kelle klientide hulka kuuluvad McKinsey, Uber ja ExxonMobil. Parkinsoni seadus ütleb, et aeg, mille te mingi tegevuse tegemiseks kasutate, on aeg, mille olete tegevuseks planeerinud. Kui plaanite koosolekut üheks tunniks, kohtute ühe tunni – olenemata sellest, kas olete 10 minutiga vajaliku valmis saanud.
"Ajakastiga rakendate oma ajale 80-20 reeglit – 80 protsenti oma väärtusest tuletate 20 protsendist oma ajast, " ütleb Rulkens. "Kui piirate ülesande täitmiseks kuluvat aega, saate 90–95 protsenti oma aja väärtusest. Aja lisamine sellest kaugemale on raisatud väärtus; millegi tegemisele kulutatud aja lõpp on teie kõige vähem produktiivne.
Timeboxing sunnib läbi mõtlema, kui palju aega mingi ülesanne nõuab. Ja kui blokeerite oma kalendris selleks aja, olete selleks vajaliku aja varunud. Kui jagate oma kalendrit töökaaslastega, ei tohiks nad teile selle aja jooksul midagi muud ajastada. Samamoodi, kui jagate oma partneriga koduseid lapsekasvatamisülesandeid, peaks ta andma teile katkematult töötamiseks vajalikku aega.
Ajakasti sisestades lõikate edasilükkamise ära; isegi ülesanded, mida te ei soovi teha, on teie kalendris eraldatud, nii et võite kulutada aega ka nende tegemiseks.
Ajakastid on ühe-kahe minuti kaupa või mitme tunni pikkused, kuid need ei tohiks olla nii pikad, et hirmutavad. Osaliselt muudab ajakastid tõhusaks see, et need on piiratud – perfektsionistid ei saa ületada aega, mis on määratud õigeks tegemiseks, ja reklaamid keskenduvad paremini, arvestades täiendavat kiireloomulisust.
"Oluline on see, et keskendute pigem edule kui täiuslikkusele, " ütleb Rulken.
Timeboxi kasutamine: 10 reeglit, mida järgida
Timeboxing tundub lihtne – ja nii ongi. Kuid selleks, et seda õigesti teha, tuleb meeles pidada mõningaid põhimõtteid. Siin on Rulkeni kohta mõned näpunäited tööviljakuse parandamiseks timeboxi ajal.
- Rakendage kahe minuti reeglit: Kui saate meili saata kahe minutiga või vähem, vastake kohe pärast lugemist. Kui selleks kulub rohkem kui kaks minutit, vastake hiljem ja lisage tegevuste loendisse märge. "Kasutage munataimerit või telefoni, et treenida end kahe minuti reeglist kinni pidama, " ütleb Rulken.
- Parkinsoni seaduse rikkumine: Parkinsoni tõve seadus ütleb, et ülesanne kestab kogu teie käsutuses oleva aja. Varuge oma meili jaoks pool tavapärasest ajast ja teie tulemused on samad või isegi paremad.
- Teie postkast ei ole teie tegevusloend: Looge eraldi toimingute loend. Kasutage selle toimingute loendi sisestamiseks oma e-posti. Ja ärge kasutage oma postkasti tegevuste meeldetuletuste jaoks.
- Rakendage halastamatult "strateegiline loobumine": teie võime strateegiliselt lõpetada võrdub teie võimega edu saavutada. "Rohkem tööd" ei ole enam vastus küsimusele "liiga palju teha", " ütleb Rulken. Seetõttu keskendu alati olemasolevate tegevuste lõpetamisele, mis ei ole sinu aja kõrgeim ja parim kasutus. "Selle tulemusel on rohkem aega, energiat ja raha, et keskenduda väärtuslikumate asjade tegemisele, " ütleb Rulken.
- Harjutage ja kohandage: "Timeboxing on harjumus, " ütleb Rulken. "Kui hakkate harjumust kujundama, saate selles paremini hakkama. Esimesed paar korda seda tehes peate kohanema – kalibreerima. Vastate küsimusele: "Kui palju aega kulub konkreetsele ülesandele?" Kui olete ajakastiga mõtlemises, muutute üha paremaks ja paremaks. saada osavaks hindama aega, mis kulub edu saavutamiseks 80–90 protsendini oma aja väärtusest. Ärge muretsege - see ei võta pikk. Oodake, et mõne päeva jooksul paraneb teie hindamisvõime.
- Olge paindlik, eriti alguses: Mida teete, kui olete alahinnanud ülesande täitmiseks kuluvat aega? Tehke teine ajakast. "Kui tabate seina ja avastate, et pärast näiteks kahetunnist ajavahemikku pole teie aruanne valmis, pange aruande lõpuleviimise ümber teine ajakast," ütleb Rulken. "Oled tulemustele ja lõpetamisele palju rohkem keskendunud."
- Tea oma "kuldset tundi": Ei, kuldne tund ei ole aeg, millal minna oma last pildistama – see on aeg, mil olete kõige produktiivsem. "Minu oma on kella 7.00 ja 10.00 vahel," ütleb Rulken. "Kui mõistate oma ülesandeid, olete selle aja jooksul ülesandeid planeerides eksponentsiaalselt produktiivsem."
- Prioriteet: Kuigi ajakasti võiksite rakendada kõikidele sissetulevatele ülesannetele, peaksite vahet tegema mõtestatud tööl ja ebaolulistel tegevustel ning suhetele kulutaval ajal. "Kõige halvem ajakasutus on teha midagi, mida pole vaja teha," ütleb Rulken. "Rakenda kõrgete prioriteetide jaoks timeboxing." Rulken võtab iga päeva lõpus hetke, et määratleda kolm kõige olulisemat asja, mida ta järgmisel päeval täita. "Minu fookus on:" Ma ei puhka enne, kui need kolm asja on tehtud, " ütleb Rulken. Ja kuigi ajakasutus peaks kehtima majapidamistööde ja majapidamistoimingute puhul – näiteks muru liigutamisel –, ärge pange oma lastega aega. "Lapsed seavad prioriteediks aja, mille te nendega veedate, " ütleb Rulken. "Nende jaoks pole oluline aja kvaliteet. Lapsega koos aja veetmine ei tähenda ülesande täitmist.
- "Neela konn alla": Ajakasti ajades planeerige oma kõige kardetum tegevus või projekt selle päeva esimese asjana. "Alustage oma päeva konna söömisega – asja, mille vastu olete kõige rohkem vastu või kardate," ütleb Rulken. "Seda konna süües tunnete, et miski ei saa teid alt vedada – olete palju produktiivsem ja see aitab teil teha kõige rohkem edusamme asjades, mida peate kõige rohkem tegema."
Timeboxingu tööriistad: kolm ajahaldusrakendust, mida proovida
Rulken kasutab ajakastis munataimerit ja veebikalendrit. "Munataimer on suurepärane tööriist postkasti kahe minutiga piiramiseks, " ütleb Rulken. "Lõpuks mõistab teie aju, mis on kaks minutit ja kuidas keskenduda. Kuni oma sisemise kella ehitate, treenige oma aju munataimeri abil. Kuid on ka rakendusi, mis aitavad teid kogu protsessi vältel. Siin on kolm timeboxi rakendust, mida proovida.
Clockify on aja jälgimise rakendus, mis võimaldab teil reaalajas määratleda ja jälgida ülesannetele kuluvat aega ning seejärel analüüsida, kas olete oma eesmärgid saavutanud.
Fookuse suurendaja on aja jälgimise rakendus Pomodoro tehnika rakendamiseks. See on produktiivsuse tehnika, mis täiendab timeboxingut, jaotades töö 25-minutisteks seanssideks, millele järgneb viieminutiline paus.
Keskenduge on virtuaalne koostöötööriist, mis annab vastutuse asjade tegemise eest. Seansid on ajakava järgi, 50 minutit pikad ja algavad sellega, et tervitate oma partnerit ja teatate oma eesmärgist. Töötate tandemina ja registreerute seansi lõpus.
